Hướng dẫn chi tiết viết thư xin việc bằng Tiếng Anh chuyên nghiệp

Bạn muốn tạo ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng ngay từ cái nhìn đầu tiên? Một bức thư xin việc bằng tiếng Anh được viết chuyên nghiệp sẽ giúp bạn làm được điều đó.  Theo thống kê, nhà tuyển dụng chỉ dành trung bình vài giây để xem qua một bức thư xin việc. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn từng bước để xây dựng một bức thư xin việc ấn tượng, chinh phục nhà tuyển dụng ngay từ những dòng đầu tiên.

Tầm quan trọng của thư xin việc

Thư xin việc được xem như là “bộ mặt” đầu tiên mà nhà tuyển dụng nhìn nhận về bạn. Nó không chỉ đơn thuần là một tài liệu hành chính mà còn là cơ hội để bạn thể hiện bản thân, trình bày những kỹ năng, kinh nghiệm và lý do tại sao bạn là ứng viên phù hợp nhất cho vị trí công việc đó.

4 lý do bạn nên quan tâm đến thư xin việc

• Ấn tượng ban đầu: Thư xin việc chính là “bộ mặt” của bạn trong mắt nhà tuyển dụng. Một bức thư được đầu tư chỉn chu, chuyên nghiệp sẽ tạo ấn tượng tốt ngay từ cái nhìn đầu tiên, giúp bạn nổi bật so với các ứng viên khác.
• Thể hiện sự quan tâm và nghiêm túc: Việc bạn dành thời gian để viết một bức thư xin việc tỉ mỉ cho thấy bạn thực sự quan tâm đến công việc và công ty. Điều này tạo ra sự khác biệt lớn so với những ứng viên chỉ gửi CV một cách qua loa.
• Bổ sung thông tin cho CV: CV cung cấp những thông tin cơ bản về kinh nghiệm và kỹ năng của bạn. Trong khi đó, thư xin việc giúp bạn giải thích rõ hơn tại sao bạn phù hợp với công việc và những đóng góp cụ thể bạn có thể mang lại.
• Thể hiện khả năng viết và giao tiếp: Một bức thư xin việc hay không chỉ thể hiện vốn từ vựng phong phú mà còn cho thấy khả năng diễn đạt ý tưởng, sắp xếp thông tin một cách logic và chuyên nghiệp của bạn.

Tóm lại, thư xin việc không chỉ là một yêu cầu hành chính mà còn là một công cụ quan trọng giúp bạn chinh phục nhà tuyển dụng và tăng cơ hội được gọi đi phỏng vấn.

Xem thêm: Tự học tiếng Anh cho người đi làm thế nào mới hiệu quả? 

Bố cục của thư xin việc bằng tiếng Anh

Một bức thư xin việc bằng tiếng Anh được cấu trúc rõ ràng và chuyên nghiệp sẽ giúp bạn tạo ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng. Về mặt hình thức, hãy đảm bảo: 

• Căn lề: Toàn bộ nội dung được căn lề trái.
• Font chữ: Sử dụng font Times New Roman, cỡ 13.
• Khoảng cách: Giữa các dòng là 1.5 và có khoảng cách hợp lý giữa các đoạn để tăng tính thẩm mỹ và dễ đọc.
• Số trang: Nội dung nên được gói gọn trong một trang A4.
• Ảnh: Hình ảnh cá nhân cần rõ nét, thể hiện thái độ nghiêm túc và lịch sự.

Xem thêm: [Hướng dẫn] Cách viết thư tiếng Anh “chuẩn không cần chỉnh” 

Tiếp theo, hãy xem bố cục tiêu chuẩn của một bức thư xin việc bằng tiếng Anh:

1. Tiêu đề thư (Letterhead)

• Thông tin cá nhân: Ngoài họ tên, địa chỉ, số điện thoại, email, bạn có thể thêm cả LinkedIn profile (nếu có) để nhà tuyển dụng dễ dàng tìm hiểu thêm về bạn.
• Ngày: Viết đầy đủ ngày, tháng, năm theo định dạng quốc tế (ví dụ: 15 April 2024).
  

  Ví dụ:  John Doe 123 Main Street Anytown, CA 12345 [email protected] (555) 555-5555 August 8, 2024 Jane Smith Hiring Manager ABC Company 456 Corporate Blvd Business City, NY 67890

2. Lời chào (Salutation)

• Dành cho người quen: Nếu bạn biết tên người nhận và có mối quan hệ cá nhân, có thể sử dụng cách xưng hô thân mật hơn như “Dear [Tên]”, “Hi [Tên]”.
• Khi không chắc chắn: Nếu không biết tên người nhận, có thể dùng “Dear Hiring Manager” hoặc “Dear Sir/Madam”

3. Mở đầu (Opening paragraph)

• Nguồn thông tin: Nêu rõ nơi bạn tìm thấy thông tin về công việc (ví dụ: Indeed, LinkedIn, website của công ty).
• Sự quan tâm: Thể hiện sự quan tâm chân thành của bạn đối với công ty và vị trí đó. Bạn có thể đề cập đến một dự án cụ thể của công ty mà bạn ấn tượng hoặc một giá trị chung mà bạn chia sẻ với công ty.
  

  Ví dụ: I am writing to express my keen interest in the Marketing Coordinator position at [Tên công ty], as advertised on LinkedIn. I have been following your company’s recent marketing campaigns and am particularly impressed by your innovative approach to [Nêu cụ thể chiến dịch].

4. Thân thư (Body)

Đoạn 1:

• Kinh nghiệm: Nêu bật những kinh nghiệm làm việc liên quan trực tiếp đến yêu cầu công việc.
• Thành tích: Sử dụng những con số cụ thể để minh họa cho thành tích của bạn (ví dụ: Tăng doanh thu 20% trong vòng 6 tháng).
• Kỹ năng: Nêu rõ những kỹ năng cứng (hard skills) và mềm (soft skills) cần thiết cho công việc.

Đoạn 2:

• Lý do phù hợp: Giải thích tại sao bạn là ứng viên lý tưởng cho vị trí đó. Liên kết những kinh nghiệm, kỹ năng của bạn với yêu cầu công việc.
• Động lực: Nêu rõ động lực và mục tiêu nghề nghiệp của bạn.

5. Lời kết (Closing paragraph)

• Cảm ơn: Cảm ơn nhà tuyển dụng đã dành thời gian xem xét hồ sơ của bạn.
• Kêu gọi hành động: Đề nghị được phỏng vấn và cung cấp thông tin liên lạc.
• Sự sẵn sàng: Thể hiện sự sẵn sàng cung cấp thêm thông tin nếu cần.
  

  Ví dụ: Thank you for considering my application. I have attached my resume for your review and would welcome the opportunity to discuss my qualifications further in an interview. Please feel free to contact me if you require any additional information.

6. Lời chào kết (Closing)

• Các lựa chọn: Sử dụng thông dụng nhất vẫn là “Sincerely”, bạn có thể sử dụng “Best regards”, “Yours sincerely”, hoặc “Respectfully yours”.

7. Đính kèm (Enclosure)

• Các tài liệu khác: Ngoài resume, bạn có thể đính kèm các tài liệu khác như portfolio, bằng cấp, chứng chỉ liên quan.

Hướng dẫn viết thư xin việc bằng tiếng Anh chuyên nghiệp

1. Mở đầu (Opening paragraph)

Ngay sau lời chào, bạn có thể bắt đầu bằng một đoạn văn ngắn để giới thiệu rõ ràng về lý do bạn quan tâm đến vị trí này. Hãy chia sẻ thông tin về nguồn tin bạn biết đến cơ hội việc làm này và lý do bạn cảm thấy vị trí đó phù hợp với năng lực và mục tiêu nghề nghiệp của mình. Đồng thời, hãy tóm tắt ngắn gọn về trình độ học vấn và kinh nghiệm làm việc liên quan. Dưới đây là một số mẫu câu bạn có thể tham khảo để xây dựng phần giới thiệu của mình:

• “I am writing to express my interest in the vị trí [Tên công việc] tại [Tên công ty] as advertised on [nơi bạn tìm thấy tin tuyển dụng].”
• “With a strong background in [lĩnh vực hoặc chuyên ngành của bạn], I am excited to apply for the vị trí [Tên công việc] tại [Tên công ty].”
• “I am eager to bring my experience in [kỹ năng/lĩnh vực liên quan] to the vị trí [Tên công việc] tại [Tên công ty], which I discovered through [nguồn thông tin].”
• “It is with great enthusiasm that I submit my application for the vị trí [Tên công việc] tại [Tên công ty], một công ty mà tôi luôn ngưỡng mộ vì sự đổi mới và tầm nhìn của mình.”
• “I am writing to express my sincere interest in the vị trí [Tên công việc] tại [Tên công ty], một vị trí hoàn toàn phù hợp với kỹ năng và khát vọng nghề nghiệp của tôi.”
• “Inspired by the dynamic environment at [Tên công ty], I am eager to contribute my [kỹ năng/kinh nghiệm cụ thể] to the vị trí [Tên công việc], as advertised.”

2. Thân thư (Body)

Đây là phần quan trọng nhất trong cả bức thư khi và quyết định liệu rằng bạn có phải là ứng viên tiềm năng mà công ty đang tìm hay không. Như đã nói sơ lược ở phần Bố cục trước, tại đây bạn sẽ nêu về những kỹ năng, thành tích bản thân đã và đang đạt được cùng những lý do chứng minh bạn sẽ là một mảnh ghép hoàn hảo cho vị trí ứng tuyển đó. Sau đây là một vài mẫu câu giúp bạn diễn tả những điều đó một cách trơn tru và dễ hiểu với các nhà tuyển dụng:

Mẫu câu về Kinh nghiệm

• “During my time at [Công ty cũ], I had the opportunity to develop a comprehensive understanding of [lĩnh vực cụ thể], where I consistently delivered [kết quả/thành tích] that contributed to the company’s growth.”
  

  Ví dụ: “During my time at XYZ Corp, I had the opportunity to develop a comprehensive understanding of digital marketing strategies, where I consistently delivered campaigns that increased brand visibility by 20%.”

• “In my previous role as [Chức danh cũ], I was responsible for [các nhiệm vụ cụ thể], which allowed me to refine my skills in [kỹ năng liên quan], and achieve [thành tựu cụ thể].”
  

  Ví dụ: “In my previous role as a Sales Manager, I was responsible for leading a team of 10 sales representatives, which allowed me to refine my skills in leadership and strategic planning, and achieve a 30% increase in sales.”

• “Over the past [số năm] years, I have gained extensive experience in [ngành/lĩnh vực cụ thể], where I have been directly involved in [các nhiệm vụ/dự án cụ thể], leading to [kết quả/thành tựu].”
  

  Ví dụ: “Over the past 5 years, I have gained extensive experience in the software development industry, where I have been directly involved in the creation of innovative applications, leading to a 15% increase in user engagement.”

Mẫu câu về Kỹ năng

• “My expertise in [kỹ năng cụ thể] has been honed through [số năm] years of hands-on experience in [lĩnh vực cụ thể], allowing me to [mô tả cách kỹ năng này đã được áp dụng thành công].”
  

  Ví dụ: “My expertise in project management has been honed through 7 years of hands-on experience in the construction industry, allowing me to successfully lead teams and complete projects on time and within budget.”

• “I am particularly skilled in [các kỹ năng cụ thể], which have been instrumental in [thành tựu hoặc dự án cụ thể], and I am eager to bring these skills to [Tên công ty].”
  

  Ví dụ: “I am particularly skilled in data analysis and process optimization, which have been instrumental in streamlining operations at my previous company, and I am eager to bring these skills to ABC Corporation.”

• “With a strong foundation in [kỹ năng hoặc lĩnh vực chuyên môn cụ thể], I have been able to [đóng góp cụ thể], resulting in [kết quả tích cực].”

  Ví dụ: “With a strong foundation in graphic design, I have been able to create visually compelling marketing materials that significantly boosted our brand’s market presence.”

3. Mẫu câu về Thành tựu

• “A notable achievement in my career was [thành tựu cụ thể], where I [hành động cụ thể], leading to [kết quả đo lường được].”
  

  Ví dụ: “A notable achievement in my career was leading the redesign of our company’s website, where I implemented a user-centric approach, leading to a 40% increase in user engagement.”

• “I take pride in [thành công cụ thể], which not only [mô tả tác động] but also underscored my ability to [kỹ năng hoặc phẩm chất liên quan].”
  

  Ví dụ: “I take pride in successfully negotiating a long-term contract with a key client, which not only secured a steady revenue stream for the company but also underscored my ability to build and maintain strong client relationships.”

• “Through my role at [Công ty cũ], I was able to [đóng góp cụ thể], which significantly enhanced [lĩnh vực cụ thể, như hiệu quả, lợi nhuận, sự hài lòng của khách hàng].”
  

  Ví dụ: “Through my role at DEF Industries, I was able to streamline the supply chain process, which significantly enhanced operational efficiency and reduced costs by 15%.”

4. Mẫu câu về Động lực và Khát vọng

• “I am particularly motivated by [khía cạnh của công việc hoặc ngành], and I am eager to apply my [kỹ năng hoặc kinh nghiệm cụ thể] to [Tên công ty] to help drive [mục tiêu hoặc kết quả cụ thể].”
  

  Ví dụ: “I am particularly motivated by the challenge of driving digital transformation, and I am eager to apply my IT expertise to XYZ Corporation to help drive innovation and efficiency.”

• “My passion for [lĩnh vực hoặc ngành cụ thể] has always driven me to [hành động hoặc thành tựu cụ thể], and I am excited about the opportunity to bring this passion to [Tên công ty].”
  

  Ví dụ: “My passion for sustainable energy has always driven me to pursue innovative solutions, and I am excited about the opportunity to bring this passion to GreenTech Solutions.”

• “I am drawn to [Tên công ty] because of [lý do cụ thể], and I am confident that my background in [lĩnh vực cụ thể] will allow me to contribute meaningfully to your team.”
  

  Ví dụ: “I am drawn to ABC Corporation because of your commitment to innovation, and I am confident that my background in research and development will allow me to contribute meaningfully to your team.”

3. Lời kết (Closing paragraph)

Kết thúc thư bằng một lời bày tỏ nguyện vọng được liên hệ lại theo một cách lịch sự sẽ thể hiện rõ mong muốn được trở thành nhân sự cho công ty của bạn hơn đấy! Bạn có thể áp dụng một vài mẫu câu sau đây:

• “I am truly excited about the opportunity to bring my skills and experiences to [Tên công ty], and I am confident that my background will allow me to make a valuable contribution as [Tên công việc].”
  

  Ví dụ: “I am truly excited about the opportunity to bring my skills and experiences to ABC Corporation, and I am confident that my background will allow me to make a valuable contribution as Marketing Specialist.”

• “I look forward to the opportunity to further discuss how my qualifications align with the needs of [Tên công ty], and how I can contribute to your continued success.”
  

  Ví dụ: “I look forward to the opportunity to further discuss how my qualifications align with the needs of DEF Industries, and how I can contribute to your continued success.”

• “Thank you for considering my application. I am eager to join [Tên công ty] and contribute to your team’s success as [Tên công việc].”
  

  Ví dụ: “Thank you for considering my application. I am eager to join XYZ Tech and contribute to your team’s success as a Software Developer.”

• “I would welcome the chance to discuss in more detail how my skills and experiences can contribute to the goals of [Tên công ty]. I am enthusiastic about the possibility of working with such a talented team.”
  

  Ví dụ: “I would welcome the chance to discuss in more detail how my skills and experiences can contribute to the goals of GHI Corporation. I am enthusiastic about the possibility of working with such a talented team.”

• “I appreciate your time and consideration, and I am excited about the possibility of contributing to [Tên công ty] as [Tên công việc].”
  

  Ví dụ: “I appreciate your time and consideration, and I am excited about the possibility of contributing to Creative Studio as a Graphic Designer.”

• “I am confident that my background in [lĩnh vực cụ thể] will be of great benefit to [Tên công ty], and I look forward to the possibility of discussing how I can help drive your success.”
  

  Ví dụ: “I am confident that my background in project management will be of great benefit to JKL Enterprises, and I look forward to the possibility of discussing how I can help drive your success.”

4. Lời chào kết (Closing)

Bạn có thể chọn một trong những cách chào kết trên để kết thúc thư xin việc của mình một cách trang trọng và chuyên nghiệp, tùy thuộc vào phong cách cá nhân và mức độ trang trọng của công việc mà bạn đang ứng tuyển.

• “Sincerely,”: Đây là cách kết thúc phổ biến, trang trọng và phù hợp với hầu hết các loại thư xin việc.
• “Best regards,”: Thể hiện sự tôn trọng và thiện chí, phù hợp trong các tình huống trang trọng nhưng không quá cứng nhắc.
• “Yours truly,”: Đây là cách kết thúc thể hiện sự chân thành và thường được dùng trong các thư xin việc truyền thống.
• “With my best regards,”: Một cách chào kết thân thiện và chân thành, thể hiện sự tôn trọng và sự nhiệt tình của bạn.
• “Respectfully,”: Cách kết thúc này thể hiện sự tôn trọng sâu sắc và phù hợp với các thư xin việc gửi đến những vị trí có cấp bậc cao hơn.
• “Thank you for your consideration,”: Cách chào kết này vừa thể hiện sự lịch sự, vừa nhấn mạnh sự biết ơn của bạn đối với thời gian và sự quan tâm của nhà tuyển dụng.

5. Mẫu thư chung cho mọi ngành nghề

Sau đây là mẫu thư ứng tuyển chung mà ngành nghề nào cũng có thể áp dụng:

Một số lưu ý quan trọng khi viết thư xin việc bằng tiếng Anh

Để giúp bạn có một bức thư xin việc bằng tiếng Anh thật ấn tượng và chuyên nghiệp, IZONE xin cung cấp thêm một số gợi ý để bạn có thể trình bày thông tin một cách sinh động và hấp dẫn hơn:

1. Sử dụng câu văn đa dạng:

• Kết hợp câu đơn và câu ghép: Điều này giúp cho bài viết của bạn không bị nhàm chán và dễ đọc hơn.
• Sử dụng các loại câu hỏi tu từ: Giúp tăng tính tương tác và thu hút người đọc.
• Sử dụng các cấu trúc câu phức tạp: Thể hiện khả năng sử dụng ngôn ngữ linh hoạt của bạn.
  

  Ví dụ: Thay vì: “I have experience in marketing.” Bạn có thể viết: “With a passion for crafting compelling narratives and a proven track record in driving brand awareness, I have honed my marketing skills through [số năm] years of practical experience.”

2. Sử dụng từ vựng phong phú:

• Đồng nghĩa: Sử dụng các từ đồng nghĩa để tránh lặp từ.
• Từ chuyên ngành: Sử dụng các từ chuyên ngành liên quan đến lĩnh vực bạn ứng tuyển để thể hiện sự am hiểu.
• Cụm từ ấn tượng: Sử dụng các cụm từ như “result-oriented”, “highly motivated”, “team player” để miêu tả bản thân.
  

  Ví dụ: Thay vì: “I am good at working in a team.” Bạn có thể viết: “I am a highly collaborative team player who thrives in fast-paced environments.”

Xem thêm: 6 bộ Giáo trình dạy tiếng Anh giao tiếp cho Người đi làm 

3. Kể chuyện:

• Chia sẻ câu chuyện cá nhân: Chia sẻ một câu chuyện ngắn về một kinh nghiệm làm việc đã giúp bạn phát triển một kỹ năng nào đó.
• Làm nổi bật thành tích: Kể một câu chuyện về một thành công mà bạn đã đạt được.
• Tạo sự kết nối: Giúp nhà tuyển dụng hình dung ra bạn là người như thế nào.
  

  Ví dụ: Thay vì: “I have strong communication skills.” Bạn có thể viết: “During my time at [Tên công ty], I led a cross-functional team to develop a new marketing campaign. By leveraging my strong communication and presentation skills, I was able to successfully pitch the campaign to senior management and secure the necessary resources.”

4. Sử dụng các công thức câu thông dụng:

• Câu nhấn mạnh: “What sets me apart is…”
• Câu thể hiện sự tự tin: “I am confident that I can…”
• Câu thể hiện sự nhiệt tình: “I am eager to…”
  

  Một số mẫu câu hay sử dụng trong thư xin việc: Mở đầu: “I am writing to express my keen interest in the [Vị trí] position at [Tên công ty], as advertised on [Nguồn thông tin].” Thân thư: “In my previous role at [Tên công ty trước], I successfully [Nêu thành tích]. I am proficient in [Nêu các kỹ năng].” Kết thúc: “Thank you for considering my application. I have attached my resume for your review and would welcome the opportunity to discuss my qualifications further in an interview.”

5. Chú ý đến cấu trúc câu:

• Đảm bảo các câu có chủ ngữ và vị ngữ rõ ràng.

• Sử dụng dấu câu đúng cách.
  

  Ví dụ của một đoạn văn được viết lại: Bản gốc: “I am a hardworking and responsible person. I have good communication skills and I am able to work under pressure. I am also a team player.” Bản viết lại: “As a highly motivated and results-oriented individual, I thrive in fast-paced environments. My strong communication skills and ability to work collaboratively have enabled me to successfully [nêu thành tích cụ thể]. Moreover, my experience in [lĩnh vực] has equipped me with the necessary skills to excel in this role.”Tránh các câu quá dài hoặc quá ngắn.

  Lưu ý: Tránh lạm dụng các từ ngữ hoa mỹ: Sử dụng ngôn ngữ tuy thể hiện trình độ sử dụng ngoại ngữ cao nhưng phải chân thật và dễ hiểu. Kiểm tra lại ngữ pháp và chính tả: Đảm bảo không có lỗi sai. Tùy chỉnh cho từng vị trí: Điều chỉnh nội dung cho phù hợp với từng công việc bạn ứng tuyển.

Xem thêm: Hướng dẫn viết IELTS Writing Letter từ A đến Z 

6. Định dạng chuyên nghiệp:

• Chọn font chữ dễ đọc: Sử dụng các font chữ như Times New Roman, Arial hoặc Calibri.
• Canh lề đều: Giữ khoảng cách đều giữa các đoạn văn và lề.
• Sử dụng giấy chất lượng tốt: Nếu bạn in thư xin việc, hãy sử dụng giấy chất lượng tốt.

7. Theo dõi sau khi gửi thư:

• Gửi email cảm ơn: Sau khi gửi thư xin việc, hãy gửi một email cảm ơn để thể hiện sự quan tâm của bạn.
• Chuẩn bị cho phỏng vấn: Nếu được gọi đi phỏng vấn, hãy chuẩn bị kỹ càng.

Một số mẫu thư xin việc bằng tiếng Anh

Mẫu thư xin việc 1: Nhân viên Marketing (Marketing Specialist)

Bài viết chuyên ngành về Marketing bạn có thể tham khảo: 100+ từ vựng tiếng Anh chuyên ngành Marketing thường dùng trong IELTS Speaking 

Mẫu thư xin việc 2: Kỹ sư phần mềm (Software Engineer)

Mẫu thư xin việc 3: Nhân viên chăm sóc khách hàng (Customer Service Representative)

Mẫu thư xin việc 4: Thiết kế đồ họa (Graphic Designer)

Mẫu thư xin việc 5: Quản lý dự án (Project Manager)

Mẫu thư xin việc 6: Kế toán (Accountant)

Mẫu thư xin việc 7: Nhân viên nhân sự (Human Resources Specialist)

Tổng kết

Với những chia sẻ trên, hy vọng bạn đã nắm vững cách viết một bức thư xin việc bằng tiếng Anh chuyên nghiệp. Hãy nhớ rằng, một bức thư xin việc ấn tượng sẽ giúp bạn tạo được ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng và tăng cơ hội được mời phỏng vấn. Ngoài ra, đừng quên chuẩn bị một bản CV ấn tượng và luyện tập kỹ năng phỏng vấn để hoàn thiện quá trình tìm việc của mình. Chúc bạn thành công!